Datos de Empleados

Ubicación menú: ComponentesRecursos humanosDatos

En esta ventana se ingresan, modifican o consultan los datos de los empleados, adicionalmente también se debe definir los valores para el correcto funcionamiento del calculo de panillas, acciones de personal y demás operaciones que se le realizan al empleado. Esta ventana tiene las siguientes sub-ventanas o etiquetas:

Como observa en la parte inferior de la imagen hay 4 etiquetas (Datos empleado, Datos laborales, Datos especiales, Valores y Operaciones).

Imágenes y explicación de los campos

La siguiente imagen muestra la etiqueta de Datos empleado:

Observe a continuación como llenar los datos:

IDENTIFICACION	Incluya la identificación del Empleado. Dispone de 15 espacios (números de 0-9 y letras de A-Z).
NOMBRE	Nombre del Empleado. Cuenta con 40 espacios (números de 0-9 y letras de A-Z).
FEC. NACIMIENTO	Seleccione la fecha de nacimiento del Empleado o busquela en el calendario.
TELEFONO	Escriba el teléfono residencial del Empleado. Tiene 25 espacios.
ESTADO CIVIL	Seleccione de la lista el estado que le corresponda.
HIJOS	Ingrese la cantidad de hijos del Empleado si tiene (números de 0-9).
NACIONALIDAD	Incluya la procedencia del Empleado Dispone de 15 espacios (números de 0-9 y letras de A-Z).
DIRECCION	Escriba la dirección del Empleado. Tiene hasta 150 espacios (números de 0-9 y letras de A-Z).
FOTOGRAFIA	Presione el botón para insertar una fotografía al Empleado. Esto solo se puede hacer sin estar en edición (ingresando un nuevo registro o modificando uno ya existente), se puede escoger entre varios formatos de imagen, aunque el mas aconsejable es el formato JPG ya que comprime la imagen y hace mas pequeño el archivo, debe asegurarse que no exista ningún punto dentro del nombre del archivo de la fotografía así como ajustar el tamaño para que no sea muy grande o de lo contrario no se vera correctamente.

La siguiente imagen muestra la etiqueta de Datos laborales:

Observe a continuación como llenar los datos:

ID	Este es un identificador que asigna SCAD al Empleado, no se puede cambiar.
TURNO	Elija de la lista el turno en el que labora el Empleado.
TIPO DE PAGO	Escoja de la lista la forma como recibe el salario el empleado, puede escoger entre: Efectivo, Cheque, Depósito. Al momento de realizar el pago de la planilla obtendrá por separado los empleados dependiendo lo escogido. Para los que son en efectivo podrá obtener un reporte de lo que debe pedir al banco en cada denominación de moneda, para los que son en Cheque podrá emitir las solicitudes de pago al componente de bancos (si usted adquirió este componente) y los que son en deposito podrá generar un archivo para aplicarlo como transferencias electrónicas a las cuentas de los empleados, sin embargo para ello primero debe especificar en la siguiente de las etiquetas (Datos especiales) los valores que utilizara el banco para determinar las cuentas destino.
INGRESO	Seleccione la fecha de ingreso a la empresa o busquela en el calendario. Es muy importante este datos para el correcto calculo de vacaciones y otros.
SALIDA	Fecha en que el Empleado salió de la empresa (disponible solo para ventana Ex Empleados).
VAC. RECIB.	Vacaciones recibidas por el empleado, SCAD obtiene el total disponible de vacaciones actual por medio de calcular el total de días que tiene el empleado a partir de la fecha de ingreso y a este total le resta el valor que indique este campo.
TIPO PLANILLA	Seleccione el tipo de Planilla que el empleado utilizara para el pago de salario.
HORAS/MES	Cantidad de horas que labora el empleado por mes, este valor es uno de los mas importantes ya que incide directamente en el calculo del salario, SCAD basara el calculo de las planillas dependiendo de cuantas horas labore al mes el empleado, este valor normalmente es 240 horas en planillas quincenales o mensuales y 208 horas en planillas semanales o bi-semanales, pero la empresa es quien determina exactamente el valor.
SUELDO BASE	Escriba el salario base mensual del empleado, este debe ir en relación con el anterior campo de horas que labora por mes. Si el empleado trabaja con un salario por hora y devenga únicamente según las horas que dura realizando ciertas labores presione el botón HORA.
DEPARTAMENTO	Seleccione el Departamento donde esta asignado.
PUESTO	Seleccione el Puesto, es decir, el tipo de funciones que desempeñara
CxC EMPLEADO	Este campo se utiliza para relacionar el empleado a un cliente de crédito y así tener cuentas por cobrar a empleados, seleccione NINGUNO si no utiliza esto. Las cuentas por cobrar a empleados se explican con mayor detalle en el artículo de CxC Empleados.

La siguiente imagen muestra la etiqueta de Datos especiales:

Observe a continuación como llenar los datos:

NUEVO ITEM >	Por medio de este botón, inserta los diferentes ítems necesarios para la comunicación con instituciones de gobierno u otras operaciones, solo debe seleccionar el ítem que requiera.
ELIMINAR ITEM	Si por error incluyo un ítem que no se necesita o simplemente necesita quitar uno use esta opción.
DATOS PARA DEPOSITO (aquí debe seleccionar los valores que se utilizaran para generar el archivo electrónico para el deposito de salario si el empleado actual es de tipo pago por deposito.)
Lo que sigue lo usa SCAD para generar el archivo electrónico de: Banco Nacional de Costa Rica - B.N.C.R
B.N.C.R. Oficina	Solo números *.	4
B.N.C.R. Numero	Cédula. Ejemplo: 1-865-394 seria: 108650394.	15
B.N.C.R. Tipo	1-Cedula, 2-Residencia, 3-Pasaporte, 5-Carne Refugiado.	1
Lo que sigue lo usa SCAD para generar el archivo electrónico de: Banco de Costa Rica - B.C.R.
B.C.R. Oficina	Numero de oficina para la cuenta bancaria	3
B.C.R. Numero	Cuenta bancaria del Empleado (sin guiones).	8
B.C.R. Tipo	1-Cuenta corriente o 2-Cuenta de ahorros.	1
Lo que sigue lo usa SCAD para generar el archivo electrónico de: INTERFIN
INTERFIN Numero	Cuenta bancaria del Empleado
INTERFIN Tipo	Tipo de cuenta.
Lo que sigue lo usa SCAD para generar el archivo electrónico de: Banco Popular de Costa Rica
B.P. Cedula	Cédula de identificación del empleado	10
B.P. Cuenta	Cuenta bancaria del empleado	17
Ante cualquier duda sobre los datos que se deben incluir comuníquese con el banco y consulte el formato como debe incluirlo y los valores que debe escribir.
DATOS PARA EXPORTACION (aquí debe seleccionar los valores que se utilizaran para generar el archivo electrónico para instituciones de gobierno o algún otro sitio que le solicite datos de empleados.)
Lo que sigue, lo usa SCAD para generar el archivo electrónico de: Caja Costarricense de Seguro Social - C.C.S.S.
S.S. Tipo	0-Costarricense, 5-Extranjero con residencia, 6-Extranjero con permiso de trabajo, 7-Extranjero con # de asegurado, 8-Extranjero con pasaporte.	1
S.S. Numero	Cédula. Ejemplo: 1-865-394 seria: 0108650394.	25
S.S. Clase	C-Enfermedad, maternidad, invalidez, vejez, muerte y Banco Popular.	1
S.S. Ocupacion	Según tabla de ocupaciones de la C.C.S.S.	4
Lo que sigue lo usa SCAD para generar el archivo electrónico de: Instituto Nacional de Seguros Costa Rica - I.N.S.
I.N.S. Tipo	0-Cedula, 1-Residencia, 5-Indocumentado, 8-Permiso, 9-Pasaporte.	1
I.N.S. Numero	Cédula. Ejemplo: 1-932-681 seria: 109320681.	15
I.N.S. Ocupacion	Código numérico según el I.N.S.	5
Ante cualquier duda sobre los datos que se deben incluir comuniquese con la institución y consulte el formato como debe incluirlo y los valores que debe escribir.
ITEMS DEL USUARIO	Esto es definible directamente por el usuario para especificar cualquier dato especial que desee a cada empleado, para poder utilizarlo se debe definir en el archivo SCAD.INI lo siguiente: [Recursos Humanos] Item especial1=FUNCION Item especial2=ROL ETC.....
% ANUALIDAD	Este es un valor numérico que usa SCAD cuando se hacen aumentos de salario y es un beneficio especial que dan algunas empresas a sus empleados.
ID IMPOR PLANILLA	Este valor se utiliza en planillas cuando instituciones externas le envían datos a su empresa para procesarlos en la planilla, pueden ser deducciones de una asociación solidarista o cualquier otra cosa, en este campo usted debe especificar la identificación que trae ese empleado en el archivo electrónico para que SCAD lo pueda relacionar con la identificación interna.
VACACIONES ANUALES	Aquí se debe especificar la cantidad de días que disfruta este empleado de vacaciones cada ano, siempre y cuando sea distinto a lo que especifica las leyes laborales.

La siguiente imagen muestra la etiqueta de Valores y Operaciones:

Los botones que observa en la imagen superior abren ventanas las cuales se utilizan de la siguiente forma:

Ventana para incluir otros salarios al empleado

	Agregar Otro salario al Empleado actual.
Monto	Especifique la cifra que se devengara adicionalmente.
	Elimina el salario actualmente marcado.
	Hace que los cambios queden guardados.
	Cierra la ventana actual.

Ventana para incluir deducciones al empleado

	Agregar Deducción al Empleado de la lista.
Monto	Total que se rebajará al Empleado (no aplica a Deducciones de porcentaje).
Saldo	Saldo pendiente por rebajar de la Deducción (no aplica a Deducciones de porcentaje).
Cuota	Monto a rebajar en cada Planilla.
Acum. ahorro	Total ahorrado por concepto de la Deducción.
Porcentaje	Porcentaje a calcular por la deducción en la Planilla (solo si la Deducción es de porcentaje).
	Eliminar la Deducción que esta marcada.
	Hace que los cambios sean guardados.
	Cerrar la ventana actual.

Ventana para consultar las acciones de personal del empleado

acciones_personalXempleado.bmp (120558 bytes)

Ventana para cambiar el sueldo base del empleado

Cambiar sueldo a Empleado

Solamente escriba el nuevo salario y acepte con el botón de chequeo verde.

Operaciones y observaciones especiales

En el caso de los Empleados que su Sueldo Base está fijado por hora, el salario se generará a partir de las Labores incluidas.
Al crear un nuevo Empleado llene solamente los datos solicitados en las etiquetas de Datos Empleado y Datos laborales. Al guardarlo, se le preguntará si desea incluir de una vez las Deducciones obligatorias. Los datos de las etiquetas Datos especiales y Valores y operaciones, deben ser ajustadas hasta que el Empleado haya sido creado.
Si utiliza las cuentas por cobrar a empleados debe primero crear una cuenta de cliente en el componente de cuentas por cobrar y después lo puede asignar al empleado.
Al ser esta ventana utilizada también para Ex Empleados y Reactivar Excluido si presiona en la barra de herramientas el botón de modificar este será el resultado según la ventana: 1. en ventana de empleados (modifica los datos) 2. en ventana de ex empleados (pasa el ex empleado como un empleado activo) 3. en ventana de excluidos de planilla (reactiva el empleado para continuar pagándole salario en planilla).
El sueldo base solo se puede escribir cuando esta creando un empleado nuevo, si lo quiere cambiar debe hacerlo con una acción de personal por aumento o con la ventana de cambio de sueldo base.
Para buscar un empleado específico utilice la barra de consulta de empleados (F6) y después de encontrarlo ahí de doble clic con el MOUSE teniendo la ventana de empleados activa.
Cuando le incluya datos en la etiqueta de Datos especiales escriba el valor del ítem y muévase a otro para que se guarde el valor escrito.

Restricciones para usuarios

RESTRICCIONES	DETALLE
RHIncluirCedulaDuplicada;	Impide al usuario incluir una cédula que ya se utilizo en otro empleado
RHIncluirNombreDuplicado;	Impide al usuario incluir un nombre que ya se utilizo en otro empleado

Estas claves deben ser escritas exactamente como aparecen arriba y si se desea restringir mas de una debe escribirlas de seguido sin ningún espacio en blanco en las restricciones del usuario.

Parámetros que afectan esta ventana

ZONA	PARAMETRO	DETALLE
Recursos Humanos	Bloquea modificacion de vacaciones	Impide que el usuario pueda editar el valor de la vacaciones recibidas
Recursos Humanos	Item especialX	Se utiliza para especificar ítems del usuario en la etiqueta de Datos especiales, la X corresponde a un numero de 1 en adelante
Recursos Humanos	Lista item [Nombre del item]=[items separados por punto y coma]	Se utiliza para crear listas de ítems en la pestaña de Datos especiales ejemplo: Lista item LISTA=BNCR;BCR;POPULAR;CITIBANK;

Si necesita más información sobre los comandos para utilizar esta ventana, observe el artículo Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de herramientas.

Ultima revisión el 20-12-2006 por Felipe J. Carvajal Sibaja