Facturación

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Esta opción nos permite facturar los artículos que compran los clientes, de contado o de crédito, de manera sencilla y segura. El Módulo de Facturación Comercial detecta la bodega y aplica la salida del artículo del Inventario.

1. Imágenes y explicación de los campos
2. Operaciones y observaciones especiales
3. Restricciones para usuarios
4. Parámetros que afectan esta ventana

Imágenes y explicación de los campos

Primera parte de la ventana de Facturación Comercial:

Presione para crear una nueva factura. En la primera parte de la ventana, elija los datos generales para la factura. Estos son:

Al presionar se desplegará un sub-menú, con las siguientes opciones:

Los demás datos generales de la factura son los siguientes:

Segunda parte de la ventana de Facturación Comercial:

Por cada línea de Artículos escriba el código o búsquelo con la Consulta de Artículos F2 y páselo a la Factura con la tecla INSERTAR para luego escribir la cantidad. Repita este paso por cada Artículo.

Cada vez que agregue o modifique los valores del detalle de Artículos verá como al pie de la ventana cambiarán los valores para los siguientes campos:

Una vez que se ingresen todos los datos requeridos para la Factura, presione el botón para generar e imprimir la Factura, o para cancelar el documento.

Bonificaciones:

Con está ventana se pueden agregar a la factura los artículos que serán bonificados para lo cual existen las siguientes dos maneras:

• Inclusión manual: con esta opción se debe digitar el código de cada uno de los productos que se quieren bonificar al cliente en la factura actual.
• Auto Calcular: esta opción muestra los productos bonificables dependiendo de los productos que ya se han incluido en la factura, este proceso se realiza en base a la configuración del Perfil de Auto Bonificación.

Cuando finalice de digitar los artículos bonificados oprima el botón OK para incluirlos en factura actual. Si el parámetro Ver bonificacion en detalle de factura está activado se mostrará una columna en la ventana de facturación con la cantidad bonificada por cada artículo, si el artículo bonificado no está en el detalle de la factura solo se mostrará en la factura impresa y en la ventana de Facturación Emitida.

Autorizaciones Especiales:

Existen movimientos dentro del proceso normal de facturación que requieren de un permiso especial, cuando esto sucede el SCAD le mostrará una barra de mensajes en el momento que determine que sea necesario aplicar una Autorización, por ejemplo, si al momento de elegir un cliente esté tiene Facturas vencidas el SCAD le mostrará la siguiente leyenda:

Algunos otros procesos que requieren de una Autorización Especial son los siguientes:

• Crédito excedido o vencido
• Descuento mayor al permitido
• Precio especial de venta
• Código de artículos S/N
• Utilidad de venta menor
• Bonificación
• Precio menor al costo
• Facturar sin existencia

Para obtener mayor información sobre como utilizar esta opción vea la ventana Autorizaciones Especiales

Al guardar

Cuando se guarda una factura el SCAD le mostrará la siguiente pantalla:

Con está ventana se agregan datos importantes a la factura como observaciones, información de entrega, información adicional y otros datos.

Al oprimir el botón OK se inicia el proceso de impresión de la factura, en la cual se pueden imprimir todos los datos adicionales que se escribieron en la ventana anterior. ¿Cómo configurar la Factura?

Operaciones y Observaciones Especiales

• Para que el logo de la compañía se visualice correctamente debe tener las siguientes dimensiones: Largo menor o igual a 350 y una Altura menor o igual a 45 pixeles
• Para buscar un producto especifico debe usar la barra de consulta de artículos F2 y una vez localizado presionar la tecla INSERTAR incluirlo en la línea actual de la factura.
• Si el parámetro Sin limite lineas esta activo y una factura tiene más líneas que las especificadas en el parámetro Maximo Lineas el SCAD creará dos facturas, la primera con tantas líneas establezca en Maximo Lineas y una segunda con el las líneas restantes. Por ejemplo si Maximo Lineas = 15 pero se crea una factura de 20 líneas se crea una factura con 15 líneas de detalle y otra con 5.
• Si el parámetro Sin limite lineas está activo no se mostrará la pantalla de formas de pago aunque el parámetro Formas de pago este activo.
• Cuando en la casilla código, de la ventana de facturación, se digita una referencia, y esta es correcta, el SCAD sustituye la referencia por el código real del artículo.
• Si el parámetro Imprimir Solicitud esta activo pero el parámetro ImpresoraSolBod no tiene asignada ninguna impresora la solicitud se enviará a la pantalla de Solicitud de Despacho a Bodega.
• Al definir el parámetro Codigo del cliente de contado debe tener el cuidado de que no exista un cliente definido en Cuentas x Cobrar con el mismo código ya que este no se mostraría en la Lista de Clientes.

Restricciones de usuario

Las restricciones son uno de los métodos que el SCAD utiliza para autorizar o impedir el acceso a ciertas funciones o características del programa, la siguiente tabla muestra las restricciones para la pantalla de facturación

Estas claves deben ser escritas, en la Ventana de Usuarios, exactamente como aparecen arriba y si se desea restringir mas de una debe escribirlas de seguido sin ningún espacio en blanco en las restricciones del usuario.

Parámetros que afectan esta ventana

Los parámetros permiten al SCAD realizar tareas o funciones adicionales, lo que abre una gran variedad de posibilidades de configuración dependiendo de los requerimientos de la empresa. La siguiente lista muetra los parametros que afecta la ventana de facturación:

^* Estos parámetros deben configurarse manualmente en el archivo SCAD.INI en la zona o aparatado que corresponda al componente. Una zona o apartado es el nombre de un componente del SCAD encerrado entre corchetes "[ ]", por ejemplo el apartado del componente de facturación seria [Facturacion] y en caso de que la zona sea una Terminal el formato es el siguiente [Terminal#] donde # es el número de terminal que identifica a cada computadora en el SCAD, si no sabe cual es el número de terminal asignada a una computadora haga lo siguiente: si tiene un windows 9x abra el archivo AUTOEXEC.BAT, ubicado en la raíz de la Disco Duro, si posee un windows NT o superior haga click derecho en Mi Pc luego en Propiedades y por último oprima el botón variables de entorno en la lista de variables de sistema tiene que existir una variable con el nombre NUMERO_TERMINAL.

Si necesita más información sobre cómo utilizar esta ventana, refiérase al artículo Herramientas del usuario en el software SCAD, bajo el tema de la barra de herramientas.